УДК 35.073.515:316.77

 

Товт І.С.,

доцент кафедри документознавства та інформаційної діяльності Білоцерківського інституту економіки та управління ВНЗ ВМУРоЛ "Україна", кандидат історичних наук

 

 

Перспективи розвитку діловодства в контексті становлення інформаційного суспільства

 

У статті висвітлено проблеми і способи розвитку діловодства як ключової підсистеми в системі інформаційного забезпечення життєдіяльності суспільства. Визначено обставини, які стали рушійними для комп’ютеризації сфери діловодства та проаналізовано проблеми, які виникають у процесі інформатизації діловодства.

 

Ключові слова: діловодство, інформаційне суспільство, комп’ютерні технології, інформація, управлінська діяльність, інформаційно-комунікаційні технології, стандартизація, інформаційні ресурси.

 

Науково-технічний прогрес інтегрувався в усі сфери життєдіяльності суспільства, впливаючи на його діяльність і розвиток. Тотальна інформатизація в сучасності є невідворотною реальністю: інформаційно-комунікаційні технології це не просто технічна інфраструктура, повязана, наприклад, з компютеризацією чи телефонізацією, а глобальний інструмент перерозподілу ідей, капіталу та праці, який визначає спосіб розвитку глобалізованого світу. Невпинний ріст і нагромадження обсягів інформації, розвиток інформаційних систем та цифрової апаратури передбачає глобальні перетворення у світовому масштабі. Цей процес уже розпочався; на разі він ще не охопив усі сфери суспільства, однак його мета є цілком конкретною – формування, визначення і побудова суспільства нового типу, яке у багатьох країнах світу протягом останніх десятиліть все частіше трактується як інформаційне суспільство.

Ресурси інформаційного суспільства інформація, опрацьована та впорядкована, знання та інформаційно-комунікаційні технології найбільш вдало і цілісно характеризують його природу. Одним із різновидів  інформаційного ресурсу є управлінський документ, який формується і функціонує в системі діловодства (діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування інформації та організації роботи з документами у процесі управлінської діяльності [2]).

Актуальність дослідження. Діловодство як галузь практичної діяльності людини в умовах формування інформаційного суспільства виходить на якісно новий рівень розвитку. На сучасному етапі побудови інформаційного макросередовища набуло актуальності питання про організацію діловодства з максимальним застосуванням новітніх комп’ютерних технологій. У зв’язку з цим стали необхідними структурні та якісні зміни на всіх рівнях організації діловодства: від локального – на підприємстві, в установі чи організації – до загальнодержавного і міжнародного.

Метою статті є аналіз перспектив і способів розвитку діловодства у процесі побудови і функціонування інформаційного суспільства.

У процесі дослідження було виконано такі завдання:

– з’ясовано роль процесу становлення інформаційного суспільства для удосконалення роботи з документальною управлінською інформацією;

– визначено способи модернізації діловодства у процесі переходу його на електронний рівень;

– проаналізовано проблеми, що виникнуть за умови комп’ютеризованого удосконалення системи діловодства;

– розкрито роль діловодства в системі загального інформаційного забезпечення;

– установлено роль інформаційного суспільства як новоутворення для подальшого прогресу науково-практичної діяльності.

Оскільки процес інформатизації діловодства – явище комплексне і дотичне до багатьох галузей науки, це питання досліджували науковці різних галузей знань: А.Н.Діденко в навчальному посібнику "Сучасне діловодство" аналізує діловодство як наукову і практичну дисципліну, розглядає його проблеми на сучасному етапі [2];  Л.Г.Зубенко  у праці "Ділові папери в менеджменті" розглядає електронне діловодство в контексті менеджменту як процес оптимізуючий та прискорювальний [3]; О.Ф.Клименко у дослідженнях з інформатики і комп’ютерної техніки вивчає ділові папери в аспекті стандартизації на основі комп’ютерного програмування. Варто також відзначити дослідження Г.Г.Воробйова про роль інформації в управлінській діяльності [1] та науковців Н.Р.Головко, А.П.Коваль, Г.Г.Поберезької, С.П.Бибик, І.Л.Михно та інших.

Запровадження нових стандартів з діловодства для практичної роботи органів управління та документування з комп’ютерними системами сприятиме встановленню чіткого організаційно-технічного розпорядку, прозорості процесів створення, зберігання і передавання документів, зменшенню кількості суб'єктивних помилок і технічних порушень. Перехід діловодства на всіх підприємствах, в установах та організаціях незалежно від сфери діяльності та форми власності на електронний рівень із дотриманням усіх вимог і стандартів вимагає значних економічних витрат, серед яких найбільшої ваги набувають такі:

– забезпечення належного комп’ютерного обладнання і програмного забезпечення;

– підготовка кваліфікованих спеціалістів і перепідготовка працівників з діловодства;

– створення нових та оптимізація вже діючих каналів передавання і систем опрацювання документної інформації;

– організація державного регулювання нового напряму діяльності діловодства.

У контексті розвитку інформаційного суспільства діловодство функціонуватиме не як окремо взята галузь управлінської діяльності, а як ключова структурна підсистема в системі інформаційного забезпечення. Тому вже зараз необхідно створювати стабільне підґрунтя для подальшого розвитку, розгалуження і вдосконалення системи електронного діловодства; першоосновою для цього має стати розвиток і вдосконалення систем роботи (створення, класифікації, редагування, організації, обміну) з документопотоками і базами даних. Це включатиме розроблення і впровадження відповідних програм і  методики раціональних прийомів роботи з ними.

Важливе місце у процесі інформатизації діловодства становитиме проблема міжнародного обміну інформацією, зокрема і управлінською [3]. Діловодство як підсистема має бути взаємопов’язане з іншими інформаційно-пошуковими системами локального і глобального рівнів. Ці зміни торкнуться такого:

– ступеня відкритості та прозорості масивів управлінської документації підприємств, установ та організацій (зокрема, досить поширеної проблеми "подвійної бухгалтерії");

– захисту інформації від несанкціонованого копіювання та вірусів;

– створення різних ступенів доступу до окремих видів інформаційних ресурсів;

– забезпечення умов та засобів зберігання інформаційних масивів;

– встановлення ціни інформації;

– визначення вартості послуг, пов’язаних з передаванням і використанням інформаційного ресурсу;

– надання права на використання національних баз даних окремим країнам з урахуванням економічних і політичних відносин з ними.

Перехід від індустріального до інформаційного устрою у світі відбувається нерівномірно, що обумовлюється як неоднорідним розвитком економіки, комунікаційних систем і науки (як першооснови для всіх інших галузей), так і станом розвитку світового співтовариства. Цей процес набув поширення у розвинених країнах, а в економічно відсталих країнах він ще навіть не розпочався [1]. Зазначене породжує труднощі у пристосуванні останніх до нових умов, налагодженні комунікаційних каналів між державами та організації, життєдіяльності суспільства відповідно до обставин. Важливу роль у цьому відіграють наукові нововведення і розробки, спрямовані на вдосконалення цих процесів.

Уже сьогодні значне розширення інформаційно-комунікаційного простору, розвиток і модифікація процесів, що в ньому відбуваються, спричиняє проблеми, у зв’язку з якими процес передавання інформації ускладнюється. Великі масиви інформації внаслідок невпорядкованості та неналежного рівня стандартизації і документального оформлення губляться, накладаються, дублюються і, як наслідок, втрачають свою практичну корисність і цінність.

Висновки та пропозиції. У процесі організації управлінської  інформації у діловодстві виникають проблеми, викликані недостатнім рівнем комп’ютеризації, стандартизації і взаємоузгодженості процесів. Саме тому, вважаємо, важливим у реалізації стратегії інформатизації суспільства є локальне вдосконалення всіх галузей інформаційної діяльності, зокрема і діловодства як однієї з найважливіших складових в оптимізації процесу обміну інформаційними ресурсами у всіх галузях діяльності і розвитку  міжнародного ділового партнерства.

Зважаючи на швидкі темпи розвитку і вдосконалення комп’ютерної техніки, програмного забезпечення до неї, варто більш детально розглянути і відкоригувати питання етапів використання ІКТ у діловодстві з урахуванням темпів оновлення технічної і програмної бази. Це допоможе уникнути застарілих методик та нерезультативних прийомів роботи з управлінськими документопотоками і документними масивами.

Важливо також всебічно дослідити способи уніфікації і стандартизації управлінської документації, виявити неточності та недоопрацювання, які вже натепер гальмують процес інформатизації діловодства в установах, організаціях і на  підприємствах. Важливу роль у цьому процесі відіграватиме регулювання процесів стандартизації відповідними державними комітетами та відомствами.

 

Список використаної літератури

1. Воробьев Г.Г. Информация в роботе руководителя / Г.Г.Воробьёв. – М. : Экономика, 1998. – 104 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство / А.Н.Діденко. – К. : Либідь, 2004. –   384 с.

3. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті : навч. посіб. / Л.Г.Зубенко – К. : ТОВ «УВПК Екособ», 2002. – 272 с.

 

Товт И.С. Перспективы развития делопроизводства в контексте становления информационного общества

В  статье раскрыты проблемы и способы развития делопроизводства как ключевой подсистемы в системе информационного обеспечения жизнедеятельности общества. Определены условия, которые стали движущими для компьютеризации области делопроизводства, проанализированы вопросы, возникающие в процессе информатизации делопроизводства.

 

Ключевые слова: делопроизводство, информационное общество, компьютерные технологии, информация, управленческая деятельность, информационно-коммуникационные технологии, стандартизация, информационные ресурсы. 

 

Tovt Irina. Prospects of paperwork development in the  context of setting up the data society

This article shows problems and ways of office administration development as a key part in a system of information providing society life activity. Circumstances, stimulating computerization of office administrations’ area, are presented. A number of problems, which can arise during the process of informatization of office administration, are analyzed in the article.

 

Key words: paperwork, data society, computer technologies, data, managerial activity, data communication technologies, standardization, data resources.